對於一家擁有數艘甚至數十艘船舶的公司，每艘船、每個設備是否有定期送油樣化驗，化驗結果是否有落實追蹤改善，這些工作相當瑣碎也很費心，除非有專責人員負責，否則往往會有所遺漏。中、小型船舶公司人力較精簡，往往都是一人身兼數職，如果有方便的管理方式，相信會事半功倍，再者，如果這管理工具是免費的，那主管人員應該更容易接受。以往，Microsoft Ecxcel是一般上班族常用的資料管理工具，方便且容易上手，但當資料越來越複雜或越來越多後，想要以簡單易懂的方式呈現給長官，也就越來越難。Power BI和Excel一樣是Microsoft內建的一工具軟體，只要Office軟體是正規版本，透過電郵信箱認證即可直接下載安裝。 Power BI是一個強大的商業智能工具，用於資料分析、視覺化和報表建立，它與傳統Excel之間的主要區別和優點：
- 資料處理和視覺化：
- Excel：Excel 是一個電子表格程序，用於儲存資料和分析數據。它需要事先處理數據並手動建立圖表。Power Query可進行資料處理。
- Power BI：Power BI 可直接連接數據源，並提供強大的資料清理功能(Power Query)。它能夠快速建立互動式報表和儀表板，並以豐富多樣的視覺化圖表呈現數據。
- 資料量和結構：
- Excel：Excel 的數據存儲量有限，且較為簡單。它適合小型數據集。
- Power BI：Power BI 可處理大量複雜的數據，並具有良好的結構化查詢語言。它適用於大型數據集和複雜的分析.
- 自動重新整理和即時數據：
- Excel：需要手動重新整理數據。
- Power BI：可自動重新整理數據，並在開啟儀表板時立即取得正確的資料.
- 進階分析和自訂視覺效果：
- Excel：有限的進階分析功能。
- Power BI：自訂視覺效果，以及進階分析工作流。可以外掛其他應用軟體讓視覺效果更生動與多樣化，如Pythonc或Deneb。
以Power BI來管理油樣，基本上必須先備齊以下檔案，之後導入Power BI並建立檔案間的"關係":
- 化驗報告彙整檔(如關係圖中的"Record")。請油公司或實驗室提供每份化驗報告的Excel檔，並將資料匯整，已可以獨立報告，只是導入Power BI的方式不同。
- 建立化驗設備清單(如關係圖中的"Unit ID")。根據每艘船每個化驗設備的編號彙整，如有更新設備則逐一加入即可，並標註每個設備預定化驗週期，如60天或90天，這目的是要在"提醒電郵"中設定下次取油樣的日期。
- 建立各船電郵清單(如關係圖中的"Ship_Email")。以後可用定期自動或手動激發來發送"提醒"電郵給船上。這部分需要再倒入Power Automate建立"流程"才能完成。
這個管理工具主要是透過Power BI強大的分析功能，串聯不同來源的檔案，又可用視覺化的圖表來呈現重點，在開會或呈報主管時，內容十分清楚簡單、明瞭。另外，此系統還可以根據需求不斷拓寬其關係，例如可以把各船"備品"的資料檔串聯進來並進一步分析。這個管理方案我已完整進行數年，效果很令人滿意同時也節省很多的時間，只要先前必備檔案備齊，每次收到新報告後"Refresh"該檔案，先前設定的功能就會自動更新。
